Tempo fa ho scritto un post sul legame che esiste tra Vita da Freelance VS vita privata. In questo articolo voglio focalizzarmi sulla parte più “pratica” dell’essere Freelance: come potersi organizzare al meglio per gestire il lavoro, i clienti e gli impegni nel quotidiano.

La cosa migliore è avere un’agenda elettronica oppure cartacea: io per comodità uso una moleskine classica per appuntarmi a mano impegni di lavoro ed extra e poi il Google Calendar per tutte le scadenze e gli appuntamenti. Diciamo che l’agenda “aperta” è un ottimo strumento per gestire il tutto con un team di persone.

Oltre a questo, ho una lavagna accanto alla workstation con i lavori programmati e “in lavorazione”, la timeline della settimana e la parte dedicata a “lavori in chiusura”.

Inoltre sono abituata a compilare una to do list ad inizio giornata, così da prefissarmi gli obiettivi della giornata e le priorità o urgenze da chiudere velocemente.

Una volta preparata la to do list, e quindi organizzata la giornata, inizio a svolgere i vari lavori, evitando di saltare i pasti (molto semplicemente fermatevi quando avete fame), ma cercando di ritagliarmi delle pause per un tè, una telefonata (non di lavoro) o per dare uno sguardo ai social network. Queste “mini attività” vi aiuteranno a staccare un po’,  e soprattutto a non essere totalmente assorbiti dal lavoro.

Tutto dev’essere 100% cloud, dalle mail ai documenti. Devo poter accedere a tutto rapidamente sia da mobile sia dal mio computer, così posso decidere di lavorare in una biblioteca o in treno agilmente e con tutto l’occorrente a disposizione. Uno dei fattori positivi dell’essere freelance è proprio la “mobilità”: per esempio, io ho lavorato a Malta per una settimana su un progetto italiano mentre seguivo un corso di inglese.

Tuttavia non dovete confondere il senso di “libertà” che offre questo lavoro con il “non fare nulla”. Ovviamente ci sono delle responsabilità, in primis l’autogestione dei lavori e dei clienti. Molto spesso il passaggio da lavoratore dipendente ad autonomo è vissuto con entusiasmo, dovuto soprattutto alla convinzione di poter “prendersela comoda”. In realtà non è affatto così, anzi essere capo di te stesso spesso non è così semplice.

Come ci si motiva?

E’ semplice, possono esserci dei momenti di “down”, magari dati dal tanto lavoro o dal poco lavoro. Tenendo conto che lavoriamo da soli, e quindi dobbiamo contare solo sulle nostre forze, dobbiamo anche motivarci con piccoli “premi”: ad esempio concederci una giornata in cui lavorare solo la mattina e poi fare un’attività nel pomeriggio che può essere dello sport, o visitare un museo o, perché no, fare shopping.

Riuscendo a conciliare lavoro e vita privata spesso riusciamo a ritagliarci momenti, o addirittura weekend interi, in cui poter staccare la spina e non pensare al lavoro 🙂

Qualche consiglio pratico?

– Svegliarsi presto la mattina!

Personalmente mi viene comodo lavorare dalle 8.00 alle 9.30, orario in cui le persone si spostano per andare al lavoro e quindi non sono disturbata da telefonate o mail. Altra fascia oraria comoda è dalle 19.00 alle 20.30 circa, in cui posso concentrarmi su un lavoro senza distrazioni. Allo stesso modo darsi anche un’orario di fine giornata lavorativa.

– Eliminare le distrazioni

Chiudi tutti i social network, che sono appunto la prima causa di distrazione. Ritaglia piuttosto delle “pausine” di 5 minuti in cui poter guardare il feed di Facebook, Instagram e Twitter. Allo stesso modo consiglio un orario specifico per la rassegna stampa, che può essere benissimo prima di iniziare a lavorare. E’ sempre utile rimanere aggiornati sulle ultime novità e notizie.

– Una pausa

Se la giornata lavorativa è parecchio intensa bisogna fermarsi un attimo, per esempio per un caffè, una doccia o mezz’ora di svago. Quando si è molto stanchi è controproducente continuare a “lavorare”, l’attenzione diminuisce e il rischio di fare errori, oppure di essere superficiali, è alto. Le pause ci rendono sereni, appagati e più produttivi. Questo è ormai un dato di fatto.

– Impara a non accettare ogni lavoro

Soprattutto all’inizio si ha la voglia di “raccogliere tutto”. Invece il mio consiglio è sempre quello di valutare ogni proposta lavorativa, capire quanto tempo ci porta via e quanto tempo abbiamo a disposizione per seguire quel progetto. Nessuno ti obbliga ad accettare ogni offerta di lavoro che ti viene proposta. Impara a decidere se sei in grado di accettare un lavoro in più o meno.

– Difendi la tua professionalità

“Lavoro è lavoro”, mantieni perciò un rapporto cordiale ed educato con il cliente. Costruisci dei paletti che vanno rispettati, perché spesso la “disponibilità” viene travisata e sfruttata per avere un prezzo migliore, un lavoro extra ecc.

– La polemica sui social network

Ecco questo lo reputo uno dei consigli più importanti. “I panni sporchi si lavano in casa propria”: se ci sono problemi con i clienti, o fatture non pagate, è severamente sconsigliato usare i social network per sfogarsi. Il motivo? Semplice, ci si conosce tutti o quasi, e non è bello né professionale leggere commenti al vetriolo su tizio e caio. Il lavoro deve rimanere fuori da questi canali, soprattutto per evitare di crearsi una cattiva reputazione.