Nel post precedente ho parlato di quelle che sono le regole di “bon ton” da applicare su Facebook.

Oggi invece parliamo delle email, che hanno ormai sostituito del tutto la corrispondenza cartacea nel lavoro come nella vita privata. Ripassiamo insieme alcune nozioni di base che prima erano tanto di moda e che oggi sembrano essere solo patrimonio di pochi.

Quali sono le regole di bon ton da seguire via mail?

1) Partiamo dall’oggetto, deve essere breve ma completo, deve dare un “indizio” del contenuto o della richiesta e soprattutto se scritto bene serve per ricercare la mail dopo che sarà archiviata. I campi A (o to) e Cc (copia conoscenza) sono visibili dai destinatari. Se volete inviare un messaggio a persone che fra loro non si conoscono abbiate l’accortezza di inserire gli indirizzi nel campo Ccn (copia conoscenza nascosta).

Altri punti da non sottovalutare sono l’intestazione e i saluti. Evitiamo i più vetusti “Egregio, Cordiale”, ma piuttosto un “Gentile”. Allo stesso modo anche per i saluti possiamo usare un tono educato con un “cordiali saluti”, “buona giornata” o “un saluto”. Ricordatevi di firmare ogni mail, si può usare quella digitale (non più lunga di 4 righe) per le mail di lavoro, mentre per quelle personali basta il nome di battesimo o l’iniziale.

2) No all’abuso di abbreviazioni, molto spesso leggo mail con K al posto delle doppie C, pf al posto di per favore, asap (dall’Inglese as soon as possible) anziché “per favore rispondi appena possibile”. Dobbiamo sempre pensare al destinatario della mail, ovviamente se siamo di fretta possiamo accorciare la mail usando una di queste abbreviazioni, ma con moderazione. La qualità meglio della quantità. Siate chiari, nessuno legge i messaggi troppo lunghi.

3) Minimal è meglio. Ormai quasi tutti ricevono le mail tramite iPhone oppure altri device. Non inseriamo colori, sfondi e gif animate, che rendono il tutto illeggibile e sono anche molto poco professionali.

4) Il correttore ortografico, strumento per molti sconosciuto, in realtà è stato inventato per un semplice motivo, per essere utilizzato. Se usate Mail, attivatelo così Composizione > Ortografia e grammatica > Mostra grammatica ed ortografia.

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5) Non scrivete TUTTO IN MAIUSCOLO, le regole antispam penalizzano il maiuscolo, e soprattutto evitate l’effetto “urlato”.

6) Pensate che dall’altra parte non tutti vogliono vedere che state scrivendo da un iPhone. Potete personalizzare la firma per evitare quel “Inviato da iPhone”: è molto semplice: impostazioni > mail, contatti, calendari > Firma.

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7) Gli allegati, tasto dolente. Se dovete inviare delle immagini assicuratevi che il peso non sia enorme, una foto da 5mb non si invia via mail, piuttosto è possibile zippare i file oppure utilizzare servizio come WeTransfer e segnalare nella mail che arriveranno gli allegati in seguito.

8) È inutile continuare a inoltrare nella stessa mail tutto lo storico dei messaggi precedenti.

9) Solo se necessario aggiungiamo TUTTI i referenti dell’ufficio,della sede, del mondo.

10) “If You Use Comic Sans In A Professional Email You Deserve To Die”. Il font è importante, rappresenta voi stessi, è come se scrivessimo una lettera a mano. Personalmente consiglio un classico Arial oppure Calibri, e 12pt.

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